El costo invisible de no contar con protocolos en la empresa
Contar con protocolos internos no es una opción, sino una práctica esencial para prevenir riesgos, ordenar procesos y fortalecer la gobernanza. Y en el día de hoy, donde escuchamos hablar de Compliance en diversos ámbitos, los protocolos también son un asunto de cumplimiento ya que algunos de ellos son mandatorios.
Cuando hablamos de protocolos legales nos referimos a documentos internos que establecen cómo actuar ante determinadas situaciones previsibles: desde la gestión de licencias, ausencias o desvinculaciones, hasta la respuesta ante una inspección, una denuncia interna o un conflicto. La ausencia de estos lineamientos genera respuestas improvisadas, con efectos legales y reputacionales.
Muchas veces vemos cómo empresas extranjeras desembarcan en Uruguay con un set de manuales que, a primera vista, pueden resultar burocráticos. Sin embargo, no es más que una forma probada de hacer las cosas, uniformizando respuestas en las distintas sucursales a lo largo del mundo. Obviamente, esos protocolos deben adaptarse al contexto local, pero si estas organizaciones subsisten con una manera de hacer las cosas en diversas jurisdicciones, es una prueba más de que la protocolización es una práctica saludable que da institucionalidad y continuidad a la organización.
La normativa nacional, respaldada por convenios internacionales como el Convenio 190 de la OIT (ratificado en Uruguay por la Ley N° 19.849), o la ley 18.561 sobre prevención de acoso sexual, promulgada hace más de 15 años, tiene como objeto establecer procedimientos claros para prevenir y atender situaciones de acoso, así como promover entornos de trabajo seguros y saludables. Estas herramientas no solo protegen derechos fundamentales de las personas trabajadoras, sino que también reducen riesgos legales para la empresa, fortalecen el clima laboral y mejoran la productividad. No tenerlos, o tenerlos solo "para cumplir", puede salir muy caro.
Lamentablemente, algunas empresas siguen creyendo que los protocolos no son necesarios o que son los causantes de denuncias y conflictos internos. En realidad, encausan situaciones que ya pueden estar ocurriendo. Sin una guía clara de actuación, estas situaciones muchas veces escalan y terminan en instancias administrativas o judiciales.
Contar con protocolos legales claros permite que las decisiones estén alineadas con la normativa vigente, que las personas responsables sepan cómo actuar y que la empresa pueda documentar que actuó con diligencia. Incluso frente a un error, la existencia de un protocolo puede ser la diferencia entre una sanción grave y una advertencia.
Desde la práctica profesional, he acompañado a empresas que lograron minimizar riesgos legales solo por tener establecidos procesos preventivos y bien comunicados. (Sí, aquí es cuando los profesionales del derecho junto con los de comunicación logramos los mejores resultados en prevención). También he visto el costo económico y humano de carecer de ellos. Es un trabajo que requiere dedicación, pero que ofrece retornos medibles: menos litigios, menos multas, más transparencia interna.
El éxito debe medirse, no en juicios o procesos ganados, sino en poder dedicarse al negocio de la empresa, evitando gastos de honorarios, tiempo y la distracción de puestos clave de su rol principal para brindar apoyo a los asesores que estén estructurando las defensas. Ese dinero es mucho mejor invertido en la prevención.
Las empresas no necesitan llenar sus oficinas de papeles ni recurrir a soluciones excesivamente complejas. Lo que sí necesitan es asumir que el orden legal interno es parte de la gestión responsable. Un buen punto de partida es identificar los aspectos críticos de la operativa diaria y construir desde ahí, con asesoramiento adecuado, un esquema simple pero efectivo.
En definitiva, contar con protocolos legales no es solo una cuestión jurídica: es una decisión de gestión. Invertir en prevención no es un lujo, es una necesidad para cualquier empresa que quiera crecer con bases sólidas.